こんにちは、Catapult責任者の古川勇気です。転職サイトで見つけた求人に直接応募した後、紹介会社から同じ会社を案内された。そんなとき、「まだ応募していないはず」と記憶だけで返事をすると、連絡が行き違うことがあります。
応募前に確認したいのは、会社の正式名称、募集職種、応募経路、提出状況、次に連絡する人です。一枚の管理シートにまとめれば、勤務の合間に転職活動を進めるときも、続きを確認しやすくなります。この記事では、自衛官・自衛隊出身者が複数の窓口を利用する際の記録方法を紹介します。
求人を見たことと、応募したことを分ける
求人を保存した、担当者から説明を受けた、応募したいと伝えた、応募書類が企業に届いた。これらは別の段階です。「紹介された」とだけ書くと、どこまで進んだのか分からなくなります。
厚生労働省も、求人などの情報を提供する「募集情報等提供」と、雇用関係の成立をあっせんする「職業紹介」を区別しています。ただし、サービス名や画面の表示だけで個別の手続を判断せず、その窓口に確認しましょう。参考：厚生労働省「募集情報等提供と職業紹介の区分について」。
管理シートの状態は「検討中／応募希望を連絡／提出済み／選考中／終了」など、自分が区別できる言葉にそろえます。紹介担当者へ応募を依頼しても、企業への提出を確認できていなければ「提出確認待ち」と残してください。これは手続の行き違いを減らすための実務上の提案で、法律で定められた管理方法ではありません。
応募管理シートに残す七つの項目
最初はスマートフォンのメモや表計算で十分です。一つの求人に一行を使い、次の項目を記録します。説明メールや求人ページは、後からたどれるように併せて保存しておきましょう。
- 会社の正式名称：ブランド名や店舗名に加え、雇用主となる法人名を書く
- 募集職種と求人番号：勤務地、掲載先のURL、確認日も添える
- 応募経路：企業サイト、紹介会社、求人サイトなど、実際に手続する窓口を書く
- 応募意思を伝えた日：誰に、どの求人への応募を希望すると伝えたかを書く。未連絡なら空欄にする
- 提出状況：確認できた事実と日付を書く。推測で「提出済み」にしない
- 連絡担当者：窓口の名前と連絡先、次に動くのが自分か担当者かを書く
- 次の期限と行動：「面接候補日を返信」など、日付と行動を組み合わせる
以下は架空の記入例です。実在する会社やCatapultの応募手続を示すものではありません。
- 会社・求人：架空のA株式会社／設備点検／求人番号A-01／市内事業所
- 経路・応募意思：紹介会社B／10月12日に担当者へ応募希望を連絡
- 提出状況・担当：提出確認待ち／紹介会社Bの担当者
- 次の行動：10月14日に、自分から提出状況と今後の日程を確認
職務経歴書を差し替えた場合は、「10月12日版を提出」のようにファイルの版も追記すると便利です。内容を整える段階では、職務経歴書の書き方も参考にしてください。
応募ボタンを押す前に、同じ会社を検索する
新しい求人を見つけたら、管理シートを会社名で検索します。同じ会社でも職種や勤務地が違えば別の募集ですが、複数職種への同時応募をどう扱うかは企業によって異なります。「別職種だから問題ない」と決めず、すでに進んでいる選考を伝えて確認しましょう。
企業名が非公開の求人は、名前が分からないまま重複の有無を確かめられません。「過去の応募先と照合したいので、応募前に正式な法人名と職種を確認できますか」と担当者に聞きます。似た会社説明だけで同一企業と断定することも避けてください。
同じ求人を複数の紹介会社から案内された場合は、説明の具体性、連絡の取りやすさ、自分が必要とする支援を踏まえて、進める窓口を整理します。経路だけで選考の有利・不利が決まるとは限りません。別の窓口には「この求人は他の経路で確認中のため、現時点では応募を進めないでください」と、対象の会社・職種を特定して伝えます。
重複に気づいたら、事実をそろえて連絡する
重複応募が分かっても、それだけで違法や自動的な不採用になると決めつける必要はありません。まず応募先、職種、経路、日時、受領メールの有無を整理します。どちらが企業に届いているか不明なら、各窓口に現在の状態を確認し、追加の提出をいったん止められるか相談してください。
次は、状況に合わせて直して使う架空の連絡文です。
○○株式会社の設備点検職について、応募状況を確認させてください。10月12日に企業サイトから応募し、その後、別の窓口にも同職種への応募希望を伝えていたことが分かりました。現時点の提出・受付状況と、今後の連絡窓口を確認できますでしょうか。追加の提出は確認が取れるまで待ちたいと考えています。
未提出の窓口にだけ送る場合など、相手が知る必要のある範囲に絞って書き換えます。担当者間のメールを無断で丸ごと転送せず、企業が必要とする照合情報を確認してください。調整前に両方の応募を取り消すと、希望する選考まで止まる可能性があるため、残す応募と窓口を確認してから対応します。
週に一度、次の連絡が必要な求人だけ見直す
管理シートは、応募直前と連絡を受けた直後に更新し、週に一度、期限と確認待ちの案件を見直す運用がおすすめです。終了した応募も日付と経路を残しておけば、再応募を検討するときに説明しやすくなります。再応募の扱いは企業へ確認しましょう。
個人の転職活動の記録には私用の端末・保管先を使い、現職の非公開情報や、応募管理に必要のない第三者の個人情報を入れないようにします。在職中の活動は、所属先の服務や再就職に関するルールを確認したうえで進めてください。
Catapultでは、テンプレートの提供、無料のキャリア相談、応募書類の添削を行っています。複数の求人や窓口が混ざってきたら、Catapult公式LINEからご相談ください。応募経路と、次に誰へ何を確認するかを整理するところから始めましょう。
